Организация командировок для компаний

Когда командировки в компании оформляются от случая к случаю, расходы расползаются по разным счетам и личным картам сотрудников, бухгалтерия неделями собирает закрывающие документы, а руководитель не видит общей картины затрат. «Ви Эф Эс» наводит порядок в деловых поездках: мы становимся единым окном для заказа билетов, гостиниц, трансферов и виз, помогаем выстроить понятные правила и берём отчётность на себя. Формат гибкий — от разовых заказов до сопровождения всей корпоративной тревел-программы. Сотрудники просто ездят и работают, организацию и контроль обеспечиваем мы.

Что входит

• Единое окно заказа — авиабилеты, железнодорожные билеты, отели, трансферы, визы и страховки оформляет персональный менеджер, который знает специфику вашей компании.
• Тревел-политика — помогаем сформулировать правила деловых поездок: допустимые классы обслуживания, лимиты по направлениям, порядок согласований — и соблюдаем их при каждом заказе.
• Контроль бюджета — согласуем смету до поездки, ведём аналитику расходов по сотрудникам, отделам и направлениям, подсказываем, где можно сократить затраты без потери комфорта.
• Отчётные документы — счета-фактуры, акты, реестры поездок и маршрутные квитанции для бухгалтерии; работаем по договору с НДС.
• Поддержка в поездке — обмены и возвраты билетов, продление брони, изменение маршрута; менеджер остаётся на связи, пока сотрудник в дороге.
• Визовая поддержка — готовим документы для деловых виз, записываем сотрудников в визовые центры и консульства, отслеживаем готовность паспортов.
• Сложные запросы — многосегментные маршруты, выезд нескольких сотрудников из разных городов, срочные командировки и изменения в последний момент.

Как мы работаем

Всё начинается с заявки. Вы рассказываете, как устроены поездки в компании: сколько сотрудников ездит, по каким направлениям, кто согласует расходы. Менеджер предлагает удобный формат — разовые заказы или постоянное обслуживание по договору с согласованными условиями, лимитами и порядком оплаты.

Дальше на каждую командировку вы присылаете короткий запрос. Мы подбираем варианты перелёта и размещения в рамках вашей тревел-политики, отправляем подборку на согласование, а после подтверждения выписываем билеты, бронируем отели и передаём сотруднику готовый маршрут со всеми ваучерами и контактами поддержки.

По итогам отчётного периода вы получаете единый пакет закрывающих документов и понятный отчёт о расходах. Формы документов согласуем заранее, чтобы они без вопросов проходили у вашей бухгалтерии, — собирать чеки с командированных больше не придётся. При необходимости настроим оплату с депозита или постоплату — как удобнее вашей финансовой службе.

Кому подходит

Сервис рассчитан на компании, сотрудники которых регулярно ездят по России и за рубеж: от небольших фирм с несколькими поездками в месяц до организаций с филиалами и постоянным потоком командировок. Если в компании уже есть согласованный порядок закупок, встроимся в него, а не будем его ломать. Поддерживаем и ассистентов, которым поручили поездки руководителя: подскажем, какие документы понадобятся, и возьмём рутину на себя.

Расскажите, как устроены командировки у вас, — предложим схему работы, подготовим коммерческое предложение и проект договора. Это ни к чему не обязывает: спокойно сравните условия и примите решение. Оставьте заявку на сайте или позвоните — ответим быстро и по существу.